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5 Tipps für Videokonferenzen
Désirée Aucello
Juni 25, 2021

Videokonferenzen sind mittlerweile ein fester Bestandteil in vielen Unternehmen geworden. Das liegt vor allem an den veränderten Arbeitsstrukturen. Seit spätestens 2020 arbeitet ein großer Teil der Beschäftigten aufgrund der Corona-Pandemie im Homeoffice. Wir haben für Sie die wichtigsten Tipps aufgelistet, damit Ihre Konferenz professionell und erfolgreich ablaufen kann.

 

1. Ankündigung

Kündigen Sie die Videokonferenz rechtzeitig an, damit sich alle Teilnehmer den Termin freihalten können. Laden Sie am besten die entsprechenden Personen per E-Mail ein und geben Sie einen ungefähren Zeitraum an, wie lange das Meeting  dauern wird. So kann sich jeder genug Zeit einplanen. Außerdem sollten Sie schon im Voraus das Thema mitteilen, damit sich alle auf das Gespräch gedanklich vorbereiten kann. Dadurch ist der Videocall gleich effektiver und kann reibungslos ablaufen. 

 

2. Umgebung

Wählen Sie vorab einen geeigneten Raum für Ihre Videokonferenz. Wichtig hierbei ist eine ruhige Umgebung ohne Hintergrundgeräusche oder andere Störungen wie potentiell hereinplatzende Personen oder ähnliches. Außerdem ist es empfehlenswert vor Beginn des Meetings aufzuräumen, um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Leere Bierflaschen oder Pizzakartons im Hintergrund sind ein absolutes NoGo. Sie sollten im Mittelpunkt der virtuellen Konferenz stehen, deshalb ist es ratsam sich vor eine leere, einfarbige Wand zu setzen oder einen passenden Hintergrund einzustellen. Bücherregale, Bilder oder Dekoartikel lenken nur unnötig von Ihnen ab. 

 

3. Licht

Achten Sie auf eine angenehme Beleuchtung. Vermeiden Sie Gegenlicht und direktes Sonnenlicht, sowie seitlich einfallendes Licht, da dieses Schatten verstärkt und im Extremfall dazu führen kann, dass nur eine Gesichtshälfte im Video erkennbar ist. 

 

4. Vorbereitung

Planen Sie vorher genug Zeit ein, um die Technik vorzubereiten. Testen Sie rechtzeitig vor Beginn der Videokonferenz den Ton, die Kamera und die Bildqualität, sodass alles fehlerfrei bereit ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Kamera funktioniert, richtig positioniert ist und der Winkel stimmt. Testen Sie Ihr Mikrofon und öffnen Sie schon einmal Ihre Präsentation im Hintergrund. Nichts ist unangenehmer für die Teilnehmer, als wenn eine Person während des Meetings technische Schwierigkeiten hat. Legen Sie sich außerdem einen Stift und ein Notizbuch bereit, sodass Sie das Wichtigste mitschreiben können.

 

5. Gesprächsprotokoll

Ein Gesprächsprotokoll ist ratsam, denn, sollte es während des Meetings doch mal zu technischen Problemen kommen, können Sie damit sicherstellen, dass alle Teilnehmer die wichtigsten Informationen bekommen. Das Gesprächsprotokoll können Sie dann nachträglich an alle Teilnehmer beispielsweise per E-Mail schicken. 

 

 

Allgemein ist es wichtig, dass Sie immer deutlich und in einer angenehmen Lautstärke sprechen, damit die anderen Konferenzteilnehmer Sie gut verstehen können. Lassen Sie außerdem Ihren Gesprächspartner immer ausreden. Und jetzt viel Erfolg bei Ihrer bevorstehenden Videokonferenz!

 

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