Time-to-Hire: So verkürzt ihr die Zeit bis zur Einstellung

Wer heute qualifizierte Mitarbeiter sucht, steht unter enormem Zeitdruck. Gute Kandidaten sind häufig nur wenige Tage auf Jobsuche, führen parallel mehrere Bewerbungsprozesse und entscheiden sich oft für das Unternehmen, das schnell reagiert. Eine lange Time-to-Hire kostet deshalb nicht nur Geld, sondern vor allem Talente.

Für Unternehmen mit vielen Standorten kommt eine weitere Herausforderung hinzu: Jeder zusätzliche Abstimmungsschritt, jede manuelle Kampagnenerstellung und jede verzögerte Rückmeldung verlängert den Recruiting-Prozess. Die Folge sind unbesetzte Stellen, steigende Arbeitsbelastung im Team und sinkende Umsätze.

In diesem Artikel erfahrt ihr, was die Time-to-Hire genau bedeutet, wie sie sich von der Time-to-Fill unterscheidet, welche Faktoren eure Einstellungsdauer beeinflussen und mit welchen Maßnahmen ihr eure Recruiting-Prozesse nachhaltig beschleunigt.

Definition: Was bedeutet Time-to-Hire? 

Die Time-to-Hire beschreibt die Zeitspanne zwischen dem ersten Kontakt eines Bewerbers mit eurem Unternehmen und der erfolgreichen Einstellung beziehungsweise der Vertragsunterzeichnung. Sie gehört zu den wichtigsten Recruiting-Kennzahlen (KPIs), weil sie zeigt, wie effizient euer Bewerbungsprozess tatsächlich funktioniert.

Je nach Unternehmen beginnt die Messung beispielsweise

• mit dem Eingang einer Bewerbung,

• mit der ersten Kontaktaufnahme durch Active Sourcing oder

• mit einem anderen klar definierten Einstiegspunkt im Recruiting-Prozess.

Wichtig ist vor allem, dass ihr eure Definition konsequent beibehaltet. Nur so lassen sich Entwicklungen über längere Zeit sinnvoll vergleichen.

Time-to-Hire oder Time-to-Fill? Der Unterschied 

Die Begriffe Time-to-Hire und Time-to-Fill werden im Recruiting häufig synonym verwendet. Tatsächlich beschreiben sie jedoch zwei unterschiedliche Kennzahlen, die verschiedene Phasen des Einstellungsprozesses messen. Beide liefern wertvolle Erkenntnisse, allerdings mit einem unterschiedlichen Fokus.

Time-to-Hire

Die Time-to-Hire misst die Zeit vom ersten Kontakt mit einem Bewerber bis zur Vertragsunterzeichnung. Diese Kennzahl zeigt, wie effizient euer eigentlicher Recruiting-Prozess abläuft. Sie gibt Aufschluss darüber, wie schnell Bewerbungen bearbeitet, Gespräche geführt und Entscheidungen getroffen werden.

Time-to-Fill

Die Time-to-Fill misst die Zeit von der Entstehung oder Genehmigung einer Vakanz bis zur erfolgreichen Besetzung der Stelle. Sie beginnt also bereits, bevor sich überhaupt der erste Bewerber meldet. Zur Time-to-Fill gehören unter anderem interne Abstimmungen, Budget- und Stellengenehmigungen, die Erstellung und Veröffentlichung der Stellenanzeige sowie die aktive Suche nach geeigneten Kandidaten. Deshalb fällt sie in der Regel deutlich länger aus als die Time-to-Hire.

Vergleich Time-to-Hire und Time-to-Fill

Beide Kennzahlen sind wichtig, weil sie unterschiedliche Optimierungspotenziale aufzeigen:

• Die Time-to-Hire bewertet die Effizienz eures Recruiting-Prozesses und zeigt, wie schnell ihr geeignete Bewerber durch den Auswahlprozess führt.

• Die Time-to-Fill macht deutlich, wie schnell euer Unternehmen insgesamt auf Personalbedarf reagieren kann, von der offenen Stelle bis zur erfolgreichen Besetzung.

Idealerweise betrachtet ihr beide Kennzahlen gemeinsam. Während eine kurze Time-to-Hire für einen schlanken Auswahlprozess spricht, zeigt eine kurze Time-to-Fill zusätzlich, dass auch interne Abläufe und Freigaben effizient organisiert sind. Nur wenn beide Werte optimiert werden, lassen sich offene Stellen möglichst schnell und ohne unnötige Verzögerungen besetzen.

Time-to-Hire und Time-to-Fill sind zwei unterschiedliche Kennzahlen im Recruiting.

Warum ist eine kurze Time-to-Hire so wichtig? 

Eine kurze Time-to-Hire ist weit mehr als nur eine gute Recruiting-Kennzahl. Sie entscheidet oft darüber, ob ihr qualifizierte Fachkräfte für euch gewinnt oder an die Konkurrenz verliert. Gleichzeitig wirkt sich die Geschwindigkeit eures Einstellungsprozesses auf Kosten, Produktivität und eure Arbeitgebermarke aus. Je schneller und effizienter ihr offene Stellen besetzt, desto geringer sind die negativen Folgen für euer Unternehmen. 

Gute Bewerber sind schnell vom Markt 

Der Fachkräftemangel und der Wettbewerb um qualifizierte Talente führen dazu, dass viele Bewerber heute mehrere Bewerbungsprozesse gleichzeitig durchlaufen. Besonders gefragte Fachkräfte erhalten oft innerhalb weniger Tage erste Angebote und treffen ihre Entscheidung entsprechend schnell.

Unternehmen, die sich mehrere Wochen Zeit für Rückmeldungen oder interne Abstimmungen lassen, riskieren deshalb, geeignete Kandidaten an schnellere Wettbewerber zu verlieren. Studien zeigen zudem, dass lange Wartezeiten und mangelnde Kommunikation zu den häufigsten Gründen gehören, warum Bewerber einen laufenden Bewerbungsprozess abbrechen. Eine kurze Time-to-Hire verschafft euch daher einen echten Wettbewerbsvorteil.

Offene Stellen verursachen hohe Kosten 

Jede unbesetzte Position belastet euer Unternehmen und das oft stärker, als auf den ersten Blick erkennbar ist. Solange eine Stelle vakant bleibt, müssen Kollegen zusätzliche Aufgaben übernehmen, Projekte verzögern sich und wichtige Arbeitsabläufe geraten ins Stocken.

Zu den typischen Folgen gehören unter anderem:

• Umsatzverluste durch fehlende Arbeitskraft

• Überstunden und Mehrbelastung bestehender Mitarbeiter

• sinkende Produktivität und längere Projektlaufzeiten

• höhere Belastung der Teams und steigendes Fehlerrisiko

• zusätzliche Recruiting-Kosten durch längere oder wiederholte Stellenausschreibungen

Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto höher werden diese indirekten und direkten Kosten. Ein schneller Recruiting-Prozess hilft deshalb nicht nur bei der Personalgewinnung, sondern spart langfristig auch Geld.

Candidate Experience entscheidet 

Der Bewerbungsprozess ist häufig der erste intensive Kontakt zwischen Kandidaten und eurem Unternehmen. Deshalb bewerten Bewerber heute nicht nur die Stelle oder das Gehalt, sondern das gesamte Bewerbungserlebnis, also die sogenannte Candidate Experience.

Schnelle Rückmeldungen, transparente Abläufe und klare Kommunikation vermitteln Professionalität und Wertschätzung. Lange Wartezeiten, fehlendes Feedback oder unübersichtliche Prozesse hinterlassen dagegen einen negativen Eindruck und können selbst interessierte Bewerber abschrecken.

Eine kurze Time-to-Hire verbessert deshalb nicht nur eure Chancen auf eine erfolgreiche Einstellung, sondern stärkt auch eure Employer Brand. Selbst Bewerber, die sich letztlich gegen euer Unternehmen entscheiden oder keine Zusage erhalten, behalten einen positiven Eindruck und empfehlen euch im besten Fall weiter oder bewerben sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut.

Wie berechnet ihr die Time-to-Hire? 

Die Berechnung der Time-to-Hire ist grundsätzlich unkompliziert. Entscheidend ist jedoch, dass ihr im Unternehmen klar definiert, ab welchem Zeitpunkt die Messung beginnt. Nur wenn ihr für alle Stellen dieselbe Grundlage verwendet, lassen sich eure Recruiting-Prozesse sinnvoll vergleichen und Optimierungspotenziale erkennen.

In den meisten Unternehmen beginnt die Time-to-Hire mit dem ersten Kontakt eines Bewerbers, beispielsweise mit dem Eingang der Bewerbung, einer Reaktion auf eine Stellenanzeige oder der ersten Kontaktaufnahme im Rahmen des Active Sourcings. Das Ende der Messung bildet in der Regel die Vertragsunterzeichnung, da zu diesem Zeitpunkt die Einstellung verbindlich vereinbart ist.

Die Formel lautet:

Time-to-Hire = Datum der Vertragsunterzeichnung − Datum des ersten Bewerberkontakts

Ein Beispiel:

• Bewerbung geht am 3. März ein.

• Erstes Vorstellungsgespräch findet am 8. März statt.

• Zweites Gespräch erfolgt am 14. März.

• Der Arbeitsvertrag wird am 20. März unterschrieben.

Time-to-Hire = 17 Tage

Für einzelne Einstellungen liefert diese Zahl bereits erste Erkenntnisse. Wirklich aussagekräftig wird die Kennzahl jedoch erst, wenn ihr sie regelmäßig über einen längeren Zeitraum auswertet. Bildet beispielsweise den Durchschnitt aller Einstellungen eines Quartals oder Jahres und vergleicht zusätzlich verschiedene Standorte, Fachbereiche oder Berufsgruppen. So erkennt ihr schnell, an welchen Stellen sich eure Recruiting-Prozesse verzögern und wo Optimierungspotenzial besteht.

Noch hilfreicher wird die Analyse, wenn ihr die Time-to-Hire gemeinsam mit weiteren Recruiting-Kennzahlen wie 

• Time-to-Fill, 

• Cost-per-Hire oder

• Bewerberqualität

betrachtet. Erst die Kombination dieser KPIs liefert ein vollständiges Bild darüber, wie effizient euer Recruiting tatsächlich arbeitet.

Die Time-to-Hire lässt sich ganz einfach berechnen.

Wie hoch ist eine gute Time-to-Hire? 

Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort. Eine "perfekte" Time-to-Hire existiert nicht, da die Dauer eines Recruiting-Prozesses von vielen unterschiedlichen Faktoren beeinflusst wird.

Dazu gehören unter anderem:

• Branche

• Berufsfeld

• Qualifikationsniveau

• Region

• Unternehmensgröße

• Wettbewerb um Fachkräfte

Während sich beispielsweise eine Stelle im Einzelhandel oder in der Gastronomie oft innerhalb weniger Wochen besetzen lässt, benötigen Unternehmen für spezialisierte Fachkräfte, IT-Experten oder Führungskräfte häufig deutlich mehr Zeit. Hier sind mehrere Gesprächsrunden, fachliche Tests oder umfangreiche Abstimmungen keine Seltenheit.

Aktuelle Auswertungen zeigen dennoch, dass viele Unternehmen in Deutschland ihre Recruiting-Prozesse als zu lang empfinden. Der XING Bewerbungsreport 2025 nennt eine durchschnittliche Zeit von rund 70 Tagen bis zur Stellenbesetzung. Besonders in technischen Berufen verstreichen nach dem ersten Vorstellungsgespräch häufig noch mehrere Wochen, bis interne Entscheidungen getroffen und Verträge unterschrieben werden.

Auch andere Studien kommen zu ähnlichen Ergebnissen. Gerade in den Bereichen IT, Engineering oder Management liegen Recruiting-Prozesse oft bei acht bis zwölf Wochen oder sogar darüber. In Zeiten des Fachkräftemangels kann eine so lange Wartezeit jedoch zum Problem werden, weil viele qualifizierte Bewerber bereits vorher ein anderes Angebot annehmen.

Deshalb solltet ihr euch nicht ausschließlich an Durchschnittswerten orientieren. Viel wichtiger ist es, eure eigene Time-to-Hire kontinuierlich zu messen und Schritt für Schritt zu verbessern. Schon eine Verkürzung um wenige Tage kann einen großen Unterschied machen, wenn dadurch geeignete Kandidaten nicht an die Konkurrenz verloren gehen.

Setzt euch daher realistische Ziele, analysiert regelmäßig eure Recruiting-Kennzahlen und überprüft, an welchen Stellen unnötige Wartezeiten entstehen. Oft lassen sich bereits durch schnellere Rückmeldungen, klar definierte Verantwortlichkeiten oder automatisierte Recruiting-Prozesse erhebliche Zeitgewinne erzielen. Genau diese kontinuierliche Optimierung macht langfristig den Unterschied und nicht der Vergleich mit anderen Unternehmen.

Die häufigsten Ursachen für eine lange Time-to-Hire 

Wenn sich die Besetzung einer Stelle unnötig in die Länge zieht, wird häufig zunächst die Anzahl der Bewerbungen als Problem vermutet. Tatsächlich liegt die Ursache jedoch oft nicht allein in einem Mangel an Kandidaten, sondern in den eigenen Recruiting-Prozessen. Lange Abstimmungswege, manuelle Arbeitsschritte oder eine unzureichende Kommunikation sorgen dafür, dass wertvolle Zeit verloren geht. Genau in dieser Zeit entscheiden sich viele Bewerber bereits für einen anderen Arbeitgeber.

Wer seine Time-to-Hire nachhaltig verkürzen möchte, sollte deshalb den gesamten Bewerbungsprozess analysieren und mögliche Engpässe identifizieren. Besonders häufig treten die folgenden Ursachen auf.

Zu wenige passende Bewerbungen 

Der Recruiting-Prozess kann nur dann schnell ablaufen, wenn von Anfang an ausreichend qualifizierte Bewerbungen eingehen. Erhaltet ihr nur wenige oder überwiegend unpassende Bewerbungen, beginnt die Suche oft von vorne. Stellenanzeigen müssen länger geschaltet, Kampagnen verlängert oder zusätzliche Kanäle genutzt werden. Dadurch verschiebt sich die Einstellung häufig um mehrere Wochen.

Zu den häufigsten Ursachen gehören:

• falsche Recruiting-Kanäle

• zu geringe Reichweite der Stellenanzeigen

• unattraktive oder unklare Stellenbeschreibungen

• fehlende regionale Sichtbarkeit

• unzureichende mobile Optimierung der Bewerbung

Gerade Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren hier von einer lokalen Bewerberansprache. Werden Stellenanzeigen gezielt im direkten Einzugsgebiet ausgespielt, steigt häufig sowohl die Anzahl als auch die Qualität der eingehenden Bewerbungen.

Langsame interne Abstimmungen 

Selbst wenn geeignete Bewerber schnell gefunden werden, entstehen Verzögerungen oft innerhalb des Unternehmens. Bewerbungsunterlagen werden zwischen Personalabteilung, Fachbereich und Geschäftsführung hin- und hergeschickt, Termine müssen abgestimmt und Entscheidungen mehrfach freigegeben werden.

Jede zusätzliche Abstimmung verlängert den Prozess. Besonders problematisch wird es, wenn Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt sind oder einzelne Entscheidungen aufgeschoben werden. Für Bewerber entsteht dadurch schnell der Eindruck, dass das Unternehmen unorganisiert oder wenig interessiert ist.

• Klare Zuständigkeiten, 

• feste Reaktionszeiten und 

• definierte Entscheidungswege 

helfen dabei, diese unnötigen Wartezeiten deutlich zu reduzieren.

Zu viele Interviewrunden 

Viele Unternehmen möchten Bewerber möglichst gründlich kennenlernen und planen deshalb mehrere Vorstellungsgespräche, Fachinterviews oder zusätzliche Assessment-Aufgaben ein. Eine sorgfältige Auswahl ist zwar wichtig, dennoch verlängert jede weitere Interviewrunde die Time-to-Hire.

Aus Sicht der Bewerber wirken vier oder fünf Gespräche häufig unnötig kompliziert, insbesondere dann, wenn zwischen den einzelnen Terminen mehrere Tage oder sogar Wochen liegen. Währenddessen laufen oftmals bereits Bewerbungsprozesse bei anderen Unternehmen weiter.

Deshalb lohnt es sich, den eigenen Auswahlprozess kritisch zu hinterfragen. Häufig lassen sich Gespräche zusammenlegen oder Entscheidungen schneller treffen, ohne dabei an Qualität einzubüßen. Ein klar strukturierter Recruiting-Prozess sorgt nicht nur für eine kürzere Time-to-Hire, sondern verbessert gleichzeitig auch die Candidate Experience.

Manuelle Recruiting-Prozesse 

In vielen Unternehmen werden noch immer zahlreiche Arbeitsschritte manuell erledigt. 

• Stellenanzeigen werden einzeln erstellt, 

• Anzeigenmotive für jeden Standort separat angepasst oder 

• Kampagnen nacheinander auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht.

Gerade bei Unternehmen mit mehreren Filialen oder Niederlassungen entsteht dadurch ein enormer Zeitaufwand.

Hinzu kommt, dass manuelle Prozesse fehleranfälliger sind und häufig zu Verzögerungen führen. Müssen beispielsweise kurzfristig Änderungen vorgenommen oder neue Stellen veröffentlicht werden, beginnt der gesamte Ablauf oft erneut.

Durch Recruiting Automation lassen sich viele dieser wiederkehrenden Aufgaben automatisieren – von der Erstellung standortbezogener Anzeigen bis hin zur lokalen Ausspielung auf verschiedenen Kanälen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den gesamten Recruiting-Prozess erheblich.

Schlechte Kommunikation 

Eine der häufigsten Ursachen für lange Time-to-Hire ist eine langsame oder unzureichende Kommunikation mit den Bewerbern. Bleiben Rückmeldungen aus oder müssen Kandidaten wochenlang auf eine Entscheidung warten, springen viele von ihnen vorzeitig ab.

Schon wenige Tage Funkstille können ausreichen, damit qualifizierte Bewerber ein anderes Angebot annehmen. Gleichzeitig hinterlassen lange Wartezeiten einen negativen Eindruck vom Unternehmen und wirken sich auf die Candidate Experience sowie die Arbeitgebermarke aus.

Schnelle Eingangsbestätigungen, transparente Informationen über den weiteren Ablauf und zeitnahe Rückmeldungen nach Gesprächen schaffen Vertrauen und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber bis zum Ende des Prozesses an Bord bleiben. Gerade in einem umkämpften Arbeitsmarkt kann eine schnelle Kommunikation den entscheidenden Unterschied machen.

10 Maßnahmen, mit denen ihr eure Time-to-Hire deutlich reduziert 

Eine kurze Time-to-Hire entsteht nicht durch eine einzelne Maßnahme, sondern durch das Zusammenspiel vieler optimierter Prozesse. Entscheidend ist, dass ihr den gesamten Recruiting-Funnel betrachtet, von der ersten Wahrnehmung eurer Arbeitgebermarke über die Bewerbung bis zur Vertragsunterzeichnung.

Schon kleine Verbesserungen an einzelnen Stellen können große Auswirkungen haben, z.B. 

• sorgt eine bessere Stellenanzeige für passendere Bewerbungen, 

• schnellere Rückmeldungen verhindern Bewerberabsprünge und 

• automatisierte Prozesse reduzieren manuellen Aufwand.

Mit den folgenden zehn Maßnahmen könnt ihr eure Recruiting-Prozesse effizienter gestalten und die Zeit bis zur Einstellung nachhaltig verkürzen.

1. Schreibt präzisere Stellenanzeigen 

Die Qualität eurer Bewerbungen hängt maßgeblich davon ab, wie klar und überzeugend eure Stellenanzeige formuliert ist. Viele Unternehmen beschreiben vor allem Anforderungen, vergessen aber, Bewerbern einen konkreten Mehrwert zu zeigen.

Eine gute Stellenanzeige sollte deshalb nicht nur erklären, wen ihr sucht, sondern auch warum sich eine Bewerbung lohnt.

Achtet dabei besonders auf:

• eine klare Beschreibung der Aufgaben

• realistische Anforderungen

• transparente Informationen zu Gehalt, Benefits und Arbeitsbedingungen

• einen authentischen Einblick in eure Unternehmenskultur

• konkrete Informationen zum Standort und Arbeitsumfeld

Je genauer Bewerber verstehen, was sie erwartet, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die richtigen Kandidaten bewerben. Gleichzeitig reduziert ihr den Aufwand bei der Vorauswahl, weil weniger unpassende Bewerbungen eingehen.

Gerade bei Unternehmen mit vielen Standorten ist es wichtig, Stellenanzeigen nicht nur allgemein für das gesamte Unternehmen zu formulieren. Lokale Informationen wie Standort, Team oder konkrete Aufgaben vor Ort erhöhen die Relevanz für Bewerber deutlich.

2. Verkürzt den Bewerbungsprozess 

Ein langer Bewerbungsprozess bedeutet nicht automatisch eine bessere Auswahl. Häufig entstehen Verzögerungen durch unnötige Schritte, die weder für das Unternehmen noch für Bewerber einen echten Mehrwert bieten.

Überprüft deshalb regelmäßig eure Abläufe:

• Welche Gespräche sind wirklich notwendig?

• Welche Entscheidungen können schneller getroffen werden?

• Können mehrere Gesprächspartner gleichzeitig eingebunden werden?

• Welche Schritte lassen sich digitalisieren?

Gerade bei weniger komplexen Positionen reichen häufig ein Erstgespräch und ein vertiefendes Gespräch aus, um eine Entscheidung zu treffen.

Bewerber erwarten heute schnelle und unkomplizierte Prozesse. Unternehmen, die innerhalb weniger Tage Klarheit schaffen, haben im Wettbewerb um Talente einen deutlichen Vorteil.

3. Reagiert innerhalb von 24 Stunden 

Geschwindigkeit spielt im Recruiting eine entscheidende Rolle. Der erste Kontakt nach einer Bewerbung beeinflusst maßgeblich, wie Bewerber euer Unternehmen wahrnehmen.

Eine schnelle Rückmeldung bedeutet nicht zwingend, dass ihr sofort eine Entscheidung treffen müsst. Bereits eine kurze Nachricht mit der Information, dass die Bewerbung eingegangen ist und wann der weitere Ablauf erfolgt, schafft Vertrauen.

Idealerweise:

• bestätigt ihr den Bewerbungseingang automatisch

• nennt ihr einen konkreten nächsten Schritt

• gebt ihr zeitnah Feedback nach Gesprächen

Besonders qualifizierte Kandidaten sind häufig nicht lange verfügbar. Wer schnell reagiert, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber im Prozess bleiben und sich nicht für ein anderes Unternehmen entscheiden.

4. Nutzt Recruiting Automation 

Viele Recruiting-Prozesse bestehen aus wiederkehrenden Aufgaben, die viel Zeit kosten. Dazu gehören beispielsweise das Erstellen von Stellenanzeigen, das Anpassen von Anzeigen für verschiedene Standorte oder die Steuerung von Recruiting-Kampagnen.

Recruiting Automation hilft dabei, diese Prozesse effizienter zu gestalten.

Automatisierte Lösungen unterstützen euch beispielsweise bei:

• der Erstellung und Veröffentlichung von Recruiting-Kampagnen

• der individuellen Anpassung von Anzeigen

• der Ausspielung auf relevanten Plattformen

• der Erstellung von Landingpages

• der Erfassung und Auswertung von Bewerberdaten

• dem Reporting der Kampagnenergebnisse

Gerade Unternehmen mit vielen Standorten profitieren davon besonders. Statt jede Stelle und jede Kampagne einzeln aufzusetzen, können Prozesse zentral gesteuert und trotzdem lokal individualisiert werden. Dadurch spart ihr wertvolle Zeit und könnt offene Stellen schneller mit passenden Kandidaten besetzen.

5. Nutzt regionale Zielgruppenansprache 

Viele Unternehmen versuchen, offene Stellen möglichst breit auszuspielen. Doch eine große Reichweite bedeutet nicht automatisch bessere Ergebnisse.

Gerade bei lokalen Jobs ist entscheidend, die richtigen Menschen am richtigen Ort zu erreichen. Ein Bewerber aus einer anderen Region ist beispielsweise deutlich weniger wahrscheinlich bereit, für eine lokale Position umzuziehen.

Eine regionale Zielgruppenansprache ermöglicht es euch, Bewerber gezielt dort anzusprechen, wo sie tatsächlich arbeiten könnten.

Vorteile lokaler Recruiting-Kampagnen:

• höhere Relevanz der Anzeigen

• weniger Streuverluste

• passendere Bewerbungen

• schnellere Besetzung regionaler Stellen

Besonders Filialunternehmen, Franchise-Systeme oder Unternehmen mit vielen Niederlassungen können dadurch ihre Recruiting-Aktivitäten deutlich effizienter gestalten.

6. Reduziert Medienbrüche 

Der Bewerbungsprozess sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Jede zusätzliche Hürde kann dazu führen, dass Interessenten abspringen.

Typische Hindernisse sind:

• lange Bewerbungsformulare

• komplizierte Registrierungen

• nicht mobil optimierte Bewerbungsseiten

• unnötige Eingabefelder

• Bewerbungen ausschließlich über Desktop-Geräte

Da viele Kandidaten heute über das Smartphone nach Jobs suchen, muss der gesamte Prozess mobil funktionieren. Kurze Formulare, einfache Landingpages und schnelle Bewerbungsmöglichkeiten erhöhen die Conversion und sorgen dafür, dass mehr Interessenten tatsächlich zu Bewerbern werden.

7. Arbeitet datenbasiert 

Eine Verbesserung der Time-to-Hire ist nur möglich, wenn ihr wisst, wo genau Zeit verloren geht. Deshalb solltet ihr eure Recruiting-Prozesse regelmäßig anhand relevanter Kennzahlen analysieren.

Interessante KPIs sind beispielsweise:

• Anzahl der Bewerbungen pro Stelle

• Qualität der eingehenden Bewerbungen

• durchschnittliche Antwortzeit

• Dauer einzelner Prozessschritte

• Interviewdauer

• Vertragsquote

• Time-to-Hire pro Standort oder Abteilung

Die Analyse dieser Daten zeigt euch, welche Bereiche gut funktionieren und wo Optimierungspotenzial besteht. Vielleicht entstehen Verzögerungen nicht bei der Bewerbergewinnung, sondern erst bei internen Freigaben oder fehlender Kommunikation. Ohne Daten bleiben solche Probleme häufig unbemerkt.

8. Standardisiert eure Abläufe 

Ein strukturierter Recruiting-Prozess sorgt dafür, dass Bewerbungen nicht unnötig liegen bleiben. Besonders Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren von klar definierten Standards.

Legt beispielsweise feste Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben fest:

• Rückmeldung an Bewerber innerhalb von 24 Stunden

• erstes Gespräch innerhalb einer Woche

• Entscheidung spätestens zwei Tage nach dem letzten Gespräch

Auch Checklisten, Vorlagen und automatisierte Erinnerungen können helfen, Verzögerungen zu vermeiden.

Wichtig ist dabei: Standardisierung bedeutet nicht, dass jeder Bewerber gleich behandelt werden muss. Vielmehr schafft ihr eine effiziente Grundlage, die trotzdem Raum für persönliche Kommunikation lässt.

9. Plant Recruiting kontinuierlich 

Viele Unternehmen beginnen erst mit der Suche, wenn eine Stelle bereits dringend besetzt werden muss. Dadurch entsteht zusätzlicher Zeitdruck und die Recruiting-Prozesse laufen häufig weniger effizient.

Besser ist ein kontinuierlicher Talentaufbau.

Dazu gehören beispielsweise:

• regelmäßige Arbeitgeberkommunikation

• Aufbau einer Talent-Pipeline

• langfristige Recruiting-Kampagnen

• Pflege von Kandidatenkontakten

Wenn ihr bereits potenzielle Bewerber erreicht, bevor eine konkrete Stelle frei wird, verkürzt ihr die Zeit bis zur Einstellung deutlich.

Gerade bei wiederkehrenden Positionen lohnt es sich, dauerhaft sichtbar zu sein und nicht erst bei akutem Personalbedarf aktiv zu werden.

10. Automatisiert wiederkehrende Aufgaben 

Viele Unternehmen verlieren wertvolle Zeit durch manuelle Routinetätigkeiten. Besonders bei Filialunternehmen oder Franchise-Systemen steigt dieser Aufwand schnell an, wenn zahlreiche Standorte gleichzeitig Personal suchen.

Typische wiederkehrende Aufgaben sind:

• Stellenanzeigen für verschiedene Standorte erstellen

• Anzeigenmotive anpassen

• Kampagnen starten

• Bewerberdaten auswerten

• Ergebnisse dokumentieren

Durch Automatisierung lassen sich diese Aufgaben zentral steuern und deutlich schneller durchführen. So könnt ihr beispielsweise eine Recruiting-Kampagne für viele Standorte gleichzeitig ausrollen, während jede Anzeige trotzdem individuell auf den jeweiligen Standort angepasst wird.

Das Ergebnis: Weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Bewerbergewinnung und eine deutlich kürzere Time-to-Hire. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann diese Geschwindigkeit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil schaffen.

Mit diesen 10 Maßnahmen verkürzt ihr eure Time-to-Hire erheblich.

Wie Recruiting Automation eure Time-to-Hire verkürzt 

Viele Unternehmen setzen beim Thema Recruiting vor allem beim Auswahlprozess an: 

• Wie viele Bewerbungsgespräche werden geführt? 

• Wie schnell trifft die Fachabteilung eine Entscheidung? 

• Wie effizient läuft das Bewerbermanagement?

Diese Faktoren sind ohne Frage wichtig. Doch eine kurze Time-to-Hire beginnt bereits deutlich früher, nämlich bei der Frage, wie schnell und gezielt ihr geeignete Bewerber erreicht. Denn selbst der schnellste Auswahlprozess bringt wenig, wenn zuvor wochenlang nach passenden Kandidaten gesucht werden muss oder nur wenige unqualifizierte Bewerbungen eingehen. 

Genau hier setzt Recruiting Automation an: Sie hilft euch dabei, die Bewerbergewinnung effizienter, schneller und skalierbarer zu gestalten. Statt einzelne Recruiting-Maßnahmen manuell umzusetzen, übernehmen automatisierte Systeme zahlreiche wiederkehrende Aufgaben und sorgen dafür, dass eure offenen Stellen schneller sichtbar werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Erstellung lokaler Stellenanzeigen: Für verschiedene Standorte oder Positionen können automatisch passende Anzeigen erstellt werden, ohne dass jede Kampagne einzeln aufgebaut werden muss.

• Individuelle Anpassung für jeden Standort: Texte, Bilder oder Informationen lassen sich automatisch auf einzelne Filialen, Regionen oder Zielgruppen zuschneiden.

• Automatisierte Kampagnensteuerung: Recruiting-Anzeigen können zentral geplant, gestartet und verwaltet werden.

• Zielgerichtete Ausspielung: Durch datenbasierte Zielgruppenansprache erreichen eure Anzeigen genau die Menschen, die für die jeweilige Stelle relevant sind.

• Messbare Ergebnisse: Ihr seht, welche Kampagnen Bewerbungen generieren, welche Standorte besonders erfolgreich sind und wo Optimierungen notwendig sind.

• Standardisierte Prozesse: Wiederkehrende Abläufe werden vereinheitlicht, wodurch weniger Abstimmungsaufwand entsteht und Fehler reduziert werden.

Der große Vorteil: Ihr müsst nicht mehr darauf warten, dass Bewerber zufällig auf eure Stellenanzeige stoßen. Stattdessen könnt ihr potenzielle Kandidaten aktiv ansprechen und ihnen passende Jobangebote genau dort zeigen, wo sie erreichbar sind.

Dadurch verkürzt sich nicht nur die Zeit bis zum ersten Bewerberkontakt, sondern häufig auch der gesamte Recruiting-Prozess. Mehr passende Bewerbungen in kürzerer Zeit bedeuten weniger Wartezeiten, schnellere Auswahlverfahren und letztlich eine geringere Time-to-Hire.

Time-to-Hire verkürzen mit jobfire 

Gerade Unternehmen mit vielen Standorten stehen im Recruiting vor einer besonderen Herausforderung: Sie müssen gleichzeitig zentral effizient arbeiten und trotzdem lokal relevante Bewerber erreichen.

Eine einzelne Zentrale kann zwar Recruiting-Prozesse vorgeben, aber jede Filiale, Niederlassung oder Region hat unterschiedliche Anforderungen:

• Eine Filiale benötigt vielleicht kurzfristig Verkaufspersonal.

• Ein anderer Standort sucht Fachkräfte mit speziellen Qualifikationen.

• Wieder andere Regionen müssen aufgrund des lokalen Arbeitsmarktes besonders stark beworben werden.

Wer diese Kampagnen manuell erstellt, verliert schnell wertvolle Zeit. Jede Anzeige muss angepasst, jedes Motiv erstellt und jede Zielgruppe einzeln definiert werden. Genau hier entsteht häufig ein großer Engpass, der die Time-to-Hire unnötig verlängert.

Mit jobfire, der Recruiting-Automation von LocalUp, könnt ihr diesen Prozess deutlich vereinfachen. Die Plattform ermöglicht es, Recruiting-Kampagnen zentral zu steuern und gleichzeitig für jeden Standort individuell auszuspielen.

Statt jede Stellenanzeige einzeln aufzusetzen, werden Kampagnen automatisiert für verschiedene Standorte angepasst. Dadurch erhalten Bewerber relevante Informationen zu genau der Stelle und dem Standort, der für sie interessant ist.

Durch Geo-Targeting werden die Anzeigen gezielt in den Regionen ausgespielt, in denen potenzielle Mitarbeiter leben oder arbeiten. Dadurch erreicht ihr nicht einfach möglichst viele Menschen, sondern vor allem diejenigen, die tatsächlich als Bewerber infrage kommen.

Zusätzlich sorgen optimierte Landingpages dafür, dass Interessenten nach dem Klick nicht verloren gehen. Eine einfache, mobile Bewerbung ohne unnötige Hürden erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass aus einem interessierten Nutzer tatsächlich ein Bewerber wird.

Zu den wichtigsten Vorteilen von jobfire gehören:

• Automatisierte Recruiting-Kampagnen für beliebig viele Standorte

• Individuelle Anzeigen für jede Filiale, Niederlassung oder Region

• Ausspielung über relevante Kanäle wie Facebook, Instagram und Google

• Geo-Targeting für eine präzise lokale Bewerberansprache

• Conversionoptimierte Landingpages für mehr Bewerbungen

• Transparente Erfolgsmessung und Auswertung der Kampagnen

• Schneller Kampagnenstart ohne langwierige manuelle Vorbereitung

Besonders Unternehmen mit Filialstrukturen, Franchise-Systemen oder vielen Niederlassungen profitieren von dieser Kombination aus zentraler Steuerung und lokaler Individualisierung.

Recruiting Automation ersetzt dabei nicht den persönlichen Kontakt im Bewerbungsprozess, sondern sie schafft vielmehr die Grundlage dafür, dass eure Teams schneller mit den richtigen Kandidaten ins Gespräch kommen.

Das Ergebnis: 

• Weniger manueller Aufwand,

• mehr passende Bewerbungen und 

• eine deutlich verkürzte Time-to-Hire. 

In einem Arbeitsmarkt, in dem Geschwindigkeit immer wichtiger wird, kann genau dieser Vorsprung entscheidend sein, um qualifizierte Talente vor der Konkurrenz zu gewinnen.

Mit jobfire generiert ihr schneller qualifizierte Bewerbungen, was euren Recruiting-Prozess schneller und effizienter macht.

Fazit: Eine kurze Time-to-Hire wird zum Wettbewerbsvorteil im Recruiting 

Die Time-to-Hire ist heute eine der wichtigsten Kennzahlen, um die Effizienz eures Recruitings zu bewerten. Je schneller ihr passende Kandidaten erreicht, durch den Bewerbungsprozess führt und für euer Unternehmen gewinnt, desto größer ist eure Chance, qualifizierte Talente langfristig für euch zu gewinnen.

Lange Einstellungsprozesse entstehen dabei häufig nicht nur durch die Auswahlphase, sondern bereits deutlich früher, durch eine geringe Reichweite von Stellenanzeigen, fehlende lokale Sichtbarkeit, manuelle Prozesse oder langsame Kommunikation. Genau hier liegen große Optimierungspotenziale.

Mit klar strukturierten Abläufen, schnellen Rückmeldungen, datenbasierten Entscheidungen und Recruiting Automation könnt ihr eure Time-to-Hire nachhaltig reduzieren. Besonders Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren davon, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und gleichzeitig Bewerber gezielt regional anzusprechen.

Lösungen wie jobfire unterstützen euch dabei, Recruiting-Kampagnen effizient zu skalieren, Stellenanzeigen individuell für einzelne Standorte auszuspielen und schneller passende Bewerber zu erreichen. So reduziert ihr nicht nur euren organisatorischen Aufwand, sondern verbessert gleichzeitig eure Candidate Experience.

Denn am Ende entscheidet nicht nur, wen ihr einstellt, sondern auch, wie schnell ihr die richtigen Menschen erreicht. Wer seinen Recruiting-Prozess kontinuierlich optimiert, verschafft sich im Wettbewerb um Fachkräfte einen entscheidenden Vorteil.

Häufig gestellte Fragen zur Time-to-Hire (FAQ) 

Was bedeutet Time-to-Hire?

Die Time-to-Hire beschreibt den Zeitraum zwischen dem ersten Kontakt mit einem Bewerber und der erfolgreichen Einstellung beziehungsweise der Vertragsunterzeichnung. Die Kennzahl zeigt, wie schnell und effizient euer Recruiting-Prozess funktioniert.

Je kürzer die Time-to-Hire, desto schneller könnt ihr geeignete Kandidaten durch den Bewerbungsprozess führen und offene Stellen besetzen.

Was ist der Unterschied zwischen Time-to-Hire und Time-to-Fill?

Die Time-to-Hire misst die Zeit vom ersten Bewerberkontakt bis zur Vertragsunterschrift. Sie betrachtet also hauptsächlich den eigentlichen Auswahlprozess.

Die Time-to-Fill beginnt bereits früher, nämlich ab dem Zeitpunkt, an dem eine Stelle entsteht oder freigegeben wird, und endet erst mit der erfolgreichen Besetzung. Dadurch berücksichtigt sie zusätzlich interne Prozesse wie Stellengenehmigungen, Erstellung der Ausschreibung oder die Suche nach geeigneten Kandidaten.

Die Time-to-Fill ist deshalb meistens länger als die Time-to-Hire.

Warum sollte ich die Time-to-Hire messen?

Die Time-to-Hire zeigt euch, wie effizient eure Recruiting-Prozesse tatsächlich sind. Ohne eine Messung bleibt oft unklar, an welchen Stellen Zeit verloren geht.

Durch die regelmäßige Analyse könnt ihr beispielsweise erkennen:

• wie lange Bewerbungen unbearbeitet bleiben

• welche Prozessschritte besonders viel Zeit benötigen

• welche Standorte schneller oder langsamer einstellen

• welche Recruiting-Kanäle die besten Ergebnisse liefern

Dadurch könnt ihr gezielt Maßnahmen entwickeln, um eure Einstellungsprozesse zu verbessern.

Welche Faktoren beeinflussen die Time-to-Hire?

Die Dauer bis zur Einstellung wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Zu den wichtigsten gehören:

• Anzahl und Qualität der eingehenden Bewerbungen

• Reichweite der Stellenanzeigen

• Attraktivität eurer Arbeitgebermarke

• Geschwindigkeit interner Abstimmungen

• Anzahl der Interviewrunden

• Bewerberkommunikation

• Automatisierungsgrad eurer Recruiting-Prozesse

Besonders bei Unternehmen mit vielen Standorten können manuelle Prozesse einen großen Einfluss auf die Time-to-Hire haben.

Wie kann ich meine Time-to-Hire verkürzen?

Um die Time-to-Hire zu reduzieren, solltet ihr euren gesamten Recruiting-Prozess optimieren.

Besonders wirksam sind:

• präzisere Stellenanzeigen

• schnellere Bewerberrückmeldungen

• weniger unnötige Prozessschritte

• mobile und einfache Bewerbungen

• klare Verantwortlichkeiten

• datenbasierte Auswertung

• Recruiting Automation

Wichtig ist, nicht nur die Auswahlphase zu betrachten, sondern bereits die Gewinnung geeigneter Bewerber zu verbessern.

Welche Rolle spielt Recruiting Automation bei der Time-to-Hire?

Recruiting Automation hilft dabei, wiederkehrende Aufgaben im Recruiting zu beschleunigen und effizienter zu gestalten.

Automatisierte Systeme können beispielsweise:

• Stellenanzeigen erstellen und individualisieren

• Recruiting-Kampagnen ausspielen

• Bewerber regional ansprechen

• Landingpages bereitstellen

• Ergebnisse messen und auswerten

Dadurch erreichen Unternehmen schneller passende Kandidaten und reduzieren den manuellen Aufwand.

Warum ist die regionale Bewerberansprache wichtig für eine kurze Time-to-Hire?

Gerade bei lokalen Jobs entscheidet nicht nur die Reichweite, sondern vor allem die Relevanz der Bewerber.

Durch regionale Recruiting-Kampagnen erreicht ihr Menschen, die tatsächlich in der Nähe des Arbeitsplatzes leben oder arbeiten möchten. Dadurch entstehen weniger Streuverluste und häufig passendere Bewerbungen.

Besonders Filialunternehmen, Franchise-Systeme und Unternehmen mit vielen Standorten können ihre Einstellungsprozesse dadurch deutlich effizienter gestalten.

Welche Time-to-Hire ist ein guter Wert?

Eine allgemeingültige ideale Time-to-Hire gibt es nicht. Die optimale Dauer hängt stark von Branche, Position, Region und Qualifikationsniveau ab.

Eine Stelle im Einzelhandel kann beispielsweise deutlich schneller besetzt werden als eine spezialisierte Fachposition in IT oder Engineering.

Entscheidend ist deshalb weniger der Vergleich mit anderen Unternehmen, sondern die kontinuierliche Verbesserung der eigenen Prozesse. Wenn ihr eure Time-to-Hire regelmäßig messt und Schritt für Schritt reduziert, verbessert ihr langfristig eure Recruiting-Effizienz.

Quellen

• hr works

• haufe

• workwise

• distart