11 Tipps, um Google Drive noch effektiver zu nutzen

Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen Google Drive? Dann sind Ihnen die wichtigsten Programmeigenschaften, wie das Teilen von Dokumenten oder das gemeinsame Arbeiten daran, sicherlich bekannt. Doch der Cloudspeicher bietet auch viele weitere Funktionen, die kaum jemand kennt, obwohl sie die tägliche Arbeit mit Drive enorm erleichtern. Wir stellen sie Ihnen vor.

Was ist Google Drive?

Google Drive ist der Filehosting-Dienst von Google. Er ermöglicht das Speichern, Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in der Google Cloud. In der Basisversion bietet Drive 15 GB Speicherplatz. Gegen Bezahlung kann der Speicherplatz (auf bis zu 30 Terabyte) erweitert werden.

HIER finden Sie die Kosten für Google Drive und die jeweiligen Leistungen im Überblick.

11 Tipps für eine effizientere Verwendung von Google Drive

Ordner einfärben

Für eine bessere Übersicht in Ihrer Ordnerstruktur können Sie in Google Drive Ordner einfärben. Dazu müssen Sie einfach nur einen Rechtsklick auf den Ordner machen, auf “Organisieren” gehen und dann eine geeignete Farbe auswählen.

So leicht lassen sich die Ordner in Google Drive farblich markieren.

Speicher aufräumen

Wenn Sie viel mit Google Drive arbeiten, kommen Sie, wenn Sie nicht entsprechend viel zusätzlichen Speicher gebucht haben, schnell an die Grenzen Ihrer Speicherkapazität. Doch Sie müssen deshalb nicht gleich mehr Speicherplatz dazu buchen, sondern können auch ganz einfach Ihren verwendeten Speicher aufräumen. Gehen Sie dazu ganz einfach links unten im Menü auf “Speicherplatz” und schon werden Ihnen Ihre Dokumente nach Größe sortiert angezeigt. Es wird auch aufgelistet, wie viel Speicher von Drive, von Gmail und von Google Fotos belegt ist. Löschen Sie nun einfach große Dateien, die Sie nicht mehr benötigen.

Dank einer intuitiven Bedienung ist es sehr einfach nachzuvollziehen, was am meisten Speicher verbraucht.

Offline arbeiten

Obwohl mit Google Drive vor allem online gearbeitet wird, ist es dennoch möglich, es auch offline zu nutzen, zum Beispiel für Zugfahrten, bei denen ja bekanntlich nicht immer überall Internet zur Verfügung steht.

Voraussetzung für die Offline-Nutzung ist die Verwendung des Google Chrome Browsers. Installieren Sie bei Chrome die offizielle Google Drive App. Klicken Sie auf “Mehr” und wählen Sie dann “offline” aus. Dann müssen Sie nur noch auf den Button “Offline-Zugang aktivieren” klicken.

Achtung: Der Offline-Zugang muss für jeden Computer einzeln aktiviert werden.

Zugriff zeitlich einschränken

Der Kollege soll sich einen Text nur schnell mal ansehen, eventuell Kommentare einfügen und danach aber lieber keinen Zugriff mehr auf das Dokument haben?

Sie können ganz einfach den Zugriff auf Dateien zeitlich einschränken. Klicken Sie dafür, nachdem Sie eine Datei freigegeben haben, wieder ins Freigabemenü. Gehen Sie dort auf den Namen der Person, mit der Sie die Datei geteilt haben und klicken auf den kleinen Pfeil nach unten. In dem sich öffnenden Menü gehen Sie auf “Ablaufdatum hinzufügen”. Google Drive setzt dann ein automatisches Ablaufdatum, dass Sie mit dem Stift-Symbol Ihren Wünschen entsprechend anpassen können.

So einfach kann man seinen Kollegen ein Ablaufdatum verpassen 😉

Versionsverlauf

Sie arbeiten an einem Dokument und plötzlich meint der Kunde, dass er die Version von vor drei Tagen doch ganz gut fand und genauso haben möchte. Wer selbst keine Zwischenversionen abspeichert, muss sich mit Google Drive dennoch keine Sorgen machen, denn Drive speichert bis zu 100 Versionen Ihrer Dokumente für 30 Tage.

Um auf frühere Versionen zugreifen zu können, müssen sie das Dokument öffnen, auf “Datei” gehen, dann auf “Versionsverlauf” und schließlich auf “Versionsverlauf anzeigen”. Dann können Sie per Zeitstempel ganz einfach auswählen, auf welche Version Sie zugreifen möchten.

Der Versionsverlauf ist sehr hilfreich, wenn versehentlich etwas gelöscht wurde.

Scannen

Sie können Notizen, Rechnungen, Briefe, Einkaufszettel und dergleichen ganz einfach direkt mit der Google Drive App scannen. Drücken Sie auf Ihrem Mobilgerät dafür lange auf das App-Symbol von Google Drive. Es klappt dann ein Menü auf, in dem Sie auf “Scannen” drücken. Sie können dann auswählen, ob Sie das Dokument automatisch oder lieber manuell scannen möchten. Es wird danach in Ihrem Google Drive abgespeichert.

PDFs bearbeiten

Nichts nervt so sehr, wie wenn ein PDF nachträglich nochmal bearbeitet werden muss. Ist das PDF aber auf Google Drive gespeichert, dann geht das ganz leicht. Klicken Sie dazu mit einem Rechtsklick auf die PDF-Datei und gehen Sie dann auf “Öffnen mit”. Wählen Sie dann “Google Docs” aus. Das PDF öffnet sich daraufhin in Google Docs als editierbares Docs-Dokument.

Achtung: Komplexere Dokumente mit Bildern, Tabellen und Ähnlichem könnten Probleme mit der Formatierung haben.

Nach dem Bearbeiten in Google Docs lässt sich das Dokument natürlich wieder in ein PDF verwandeln.

Formate konvertieren

Mit der Erweiterung “CloudConvert” können Sie Dateiformate direkt in Google Drive umwandeln. PDF in JPG, WAV in MP3, AVI in MP4, alles ist möglich.

Um die Erweiterung nutzen zu können, müssen Sie diese installieren und sich registrieren. Dann können Sie Ihre Dateien über “öffnen mit” in CloudConvert öffnen und nach Belieben umwandeln. In der kostenlosen Version können Sie Dateien mit einer Größe von bis zu einem Gigabyte konvertieren und es stehen Ihnen 25 Minuten pro Tag an “Umwandlungszeit” zur Verfügung.

Mit CloudConvert können Sie Dateien in Google Drive in andere Formate konvertieren.

Übersetzung

Sie können Ihre Google Docs Dokumente ganz leicht in eine andere Sprache übersetzen lassen. Öffnen Sie das entsprechende Dokument, klicken Sie auf “Tools” und wählen Sie dann “Dokument übersetzen” aus. Die Auswahl an Sprachen ist riesig. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und dann wird eine Kopie Ihres Dokumentes in der entsprechenden Sprache erstellt.

Tipp: Wenn Sie die ausgewählte Sprache selbst nicht sprechen, aber die Qualität der Übersetzung überprüfen möchten, können Sie das Dokument z.B. von ChatGPT “rückübersetzen” lassen, oder auch nur testweise eine Passage daraus.

Im Idealfall ist das nun die perfekte chinesische Übersetzung dieses Blogartikels.

Bilder einbauen

Natürlich können Sie Bilder in Google Docs ganz klassisch über die Kommandozeile einfügen. Es geht jedoch noch einfacher, denn Bilder können auch per Drag and Drop in das Dokument gezogen werden. Die Bilder fügen sich dann in ihr Dokument ein und Sie können die Größe und die Platzierung ganz einfach anpassen.

Bild in das Dokument ziehen, Größe und Position anpassen und fertig.

Spracheingabe

In Google Docs können Sie über “Tools” auch “Spracheingabe” auswählen und so Ihren Text einfach diktieren. Achten Sie dabei aber darauf, dass die Zeichensetzung ebenfalls diktiert werden muss, sie müssen also Kommata und Punkte mitsprechen. Zudem kann es bei undeutlicher Aussprache oder auch aus anderen Gründen zu Fehlern im Text kommen. Dieser sollte somit unbedingt nachträglich noch korrigiert werden.

Ganz perfekt ist der Text noch nicht, trotzdem kann die Spracheingabe in bestimmten Situationen eine wertvolle Hilfe sein.

Google Drive und KI: Integration des Chatbots Gemini (ehemals Bard)

Google plant, seinen Chatbot Gemini zukünftig mit Diensten wie Drive oder Docs, aber auch Gmail, YouTube sowie Flüge und Hotels zu verbinden. Für Benutzerkonten in englischer Sprache ist Bard bereits verfügbar.

Google verspricht, Inhalte aus Gmail, Drive und Docs nicht für das Training der KI zu verwenden, so dass die Nutzung dieser Programme auch mit der aktivierten Gemini-Erweiterung noch sicher sein soll.

Neben den genannten Tipps für die Nutzung von Drive, wird es in Zukunft dank der KI noch effizientere und vielseitigere Wege geben, Google Drive zu nutzen. Vor allem für die Recherche und Texterstellung wird Gemini wohl ein sehr effektives Hilfsmittel werden.

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