Business-Plattform Slack: Wie effektiv ist das Collaboration-Tool wirklich?

Mitarbeiter, die einige Tage in der Woche oder gar komplett im Homeoffice arbeiten, sind spätestens seit der Corona-Pandemie nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel in vielen Büros. Das kann jedoch zum Problem werden, wenn in Ihrer Firma viel in Teams gearbeitet wird. Zum Glück gibt es Tools, die dafür sorgen, dass eine reibungslose Zusammenarbeit auch über die Grenzen des physischen Büros hinaus funktioniert. Das wohl beliebteste davon ist “Slack”.

Was ist Slack?

Slack steht für “Searchable Log of All Conversation and Knowledge” (Durchsuchbares Protokoll aller Gespräche und Wissensstände). Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst, in dem Chats mit Einzelpersonen oder Gruppen geführt werden können. Die Personen können dabei dem Unternehmen zugehörig sein oder externe Partner. Die Chats sind jederzeit durchsuchbar, Inhalte können also schnell wieder aufgefunden werden.

Dank vielseitiger Erweiterungen kann Slack zu noch viel mehr als nur zum Chatten genutzt werden. Nutzer können u.a. gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Umfragen gestalten, Videoanrufe tätigen, etc. Kerninhalt des Tools ist die Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen.

Slack ist ein Dienst des US-amerikanischen Unternehmens Slack Technologies und ging 2013 an den Start. 2021 wurde Slack für rund 28 Milliarden Dollar an das Softwareunternehmen Salesforce verkauft.

Wer kann Slack nutzen?

Grundsätzlich kann Slack von jedem genutzt werden, der sich dafür registriert. Die wesentliche Zielgruppe von Slack sind jedoch Unternehmen oder Kleingruppen. Geeignet ist Slack vor allem dann, wenn eine schnelle teaminterne Kommunikation notwendig ist und wenn Mitarbeiter an verschiedenen Orten miteinander arbeiten müssen. Kurz gesagt, Slack ist für jeden geeignet, der eine effiziente Möglichkeit sucht, Teams zu verbinden und die Zusammenarbeit zu fördern.

Was kostet Slack?

Es gibt Slack in einer kostenlosen Version, in der Sie allerdings nur Rückgriff auf den Chatverlauf der zurückliegenden 90 Tage haben.

Ansonsten gibt es drei unterschiedliche “Pläne” oder Bezahlversionen von Slack, “Pro”, “Business+” und “Enterprise Grid”. Die Pro-Version kostet 6,75€ pro Person im Monat und Business+ kostet 11,75€ pro Person im Monat. Die Preise für Enterprise Grid, welches sich an sehr große Unternehmen richtet, variieren je nach Firmengröße und müssen für jedes Unternehmen einzeln bei Slack angefragt werden.

HIER finden Sie einen Überblick über die verschiedenen Inhalte und Features, die in den Paketen enthalten sind.

Quelle: Slack

Vorteile und Nachteile von Slack

Vorteile

Die Nutzung von Slack bietet allerlei Vorteile für Unternehmen, von denen hier nur die wesentlichsten aufgezählt werden können.

Verschiedene Nutzungsmöglichkeiten

Slack kann ganz einfach über den Webbrowser genutzt werden. Zusätzlich können Sie es über App auf dem Computer, Tablet oder Smartphone verwenden. Zu empfehlen ist die Nutzung über die App.

Organisierte Arbeitsbereiche

• Allen Mitarbeitern ist es möglich, in Slack sogenannte “Channels” zu erstellen. Diese können für einzelne Projekte, für Teams, für bestimmte Personen oder auch für Partner, Kunden oder Dienstleister sein.

• Neben den Channels sind auch Direktnachrichten (DMs) möglich, die niemand außerhalb des Gesprächskreises einsehen kann. Die DMs sind nicht auf eine Person beschränkt.

• Die Kombination aus Channels und DMs sorgt für mehr Struktur in der Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens. Die Channels und Chats werden linksseitig in einem Menü aufgeführt und können so mit nur einem Klick jederzeit geöffnet werden. Langes Suchen in unübersichtlichen E-Mail-Ordnern ist somit nicht mehr notwendig.

• Dadurch, dass auch Dokumente in die DMs und Channels mit eingebunden werden können, haben Ihre Mitarbeiter auch immer sofort zu jedem Thema die passenden Unterlagen parat.

Kunden und Partner einbinden

Slack bietet die Möglichkeit, externe Teilnehmer in einzelne Chat-Kanäle einzuladen. Dadurch wird es auch für die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Dienstleistern, freien Mitarbeitern und Kunden zum geeigneten Tool.

Quelle: Slack

Integration von Apps

• Das Slack-App-Verzeichnis enthält inzwischen mehr als 2500 Anwendungen, die in Slack direkt aufgerufen werden können.

• Sie können auch eine Vorauswahl treffen, auf welche Anwendungen Ihre Mitarbeiter Zugriff erhalten. So können u.a. Google Anwendungen in Slack integriert werden. Ihre Mitarbeiter können so zum Beispiel über den Google Kalender an Termine erinnert werden, Dateien über Google Drive teilen oder Slack auch mit Gmail verknüpfen.

• Außer den Google Anwendungen sind noch unzählige weitere Anwendungen in allen Bereichen möglich. Mit Zoom können Sie Video-Calls direkt über Slack starten, mit Dropbox Dateien teilen. Es gibt Analytics-Tools, Design-Tools, HR-Tools, Sales-Tools, Social & Fun Tools, Marketing Tools, Office Management Tools und viele mehr.

Quelle: Slack

Durchsuchbarkeit

Mal eben mit den Kollegen ein kniffliges Thema in der Kaffeeküche diskutieren ist zwar schön, doch kann hinterher niemand mehr 1:1 auf das Gesagte zurückgreifen. Chats und Channels in Slack hingegen werden gespeichert und sind jederzeit durchsuchbar. Was hatte der Kollege nochmal gesagt, was der Kunde für Änderungswünsche hat? In Slack müssen Sie hierfür einfach nur nochmal den Chat oder Channel aufrufen, in dessen Rahmen diskutiert wurde. Selbst wenn das Thema schon lange her ist, können Sie es dank der Suchfunktion ganz einfach wiederfinden.

Statusanzeige

Wo ist der Kollege nur, den Sie gerade sprechen wollen? Sie haben schon das halbe Büro durchsucht, ihn aber nicht gefunden. Macht er vielleicht eine Zigarettenpause? Ach nein, er ist ja im Urlaub! Mit Slack müssen Sie sich nicht mehr lange nach Ihren Kollegen umsehen. Jeder kann in Slack seinen Status angeben. Dabei sehen Sie nicht nur, ob Ihre Kollegen online sind, sondern auch, ob sie sich im Office, im Homeoffice, in einem Meeting oder gar im Urlaub befinden. Mittels Freitext kann auch angegeben werden, wie lange der Urlaub dauert, so dass jeder gleich weiß, wie lange er gegebenenfalls auf eine Antwort warten muss oder ob es doch besser ist, sich gleich an einen anderen Kollegen zu wenden. Es kann auch angegeben werden, wer während der Urlaubs- oder Krankheitszeit die Vertretung übernimmt.

Nachteile

Fehlende Zwischenmenschlichkeit

Auch wenn Ihre Mitarbeiter mit Slack die gleichen Inhalte besprechen können, wie in einem direkten Gespräch im Büro, so ist Slack natürlich kein 100-prozentiger Ersatz für den direkten Kontakt der Kollegen untereinander. Haben Ihre Mitarbeiter nur über Slack Kontakt miteinander, kann das Zwischenmenschliche sich nicht aufbauen oder verloren gehen. Es kommt also kaum zu einer persönlichen Bindung der jeweiligen Mitarbeiter. Sollte es, zum Beispiel wegen einer großen räumlichen Distanz der Arbeitsorte, nicht möglich sein, dass sich Ihre Mitarbeiter auch ab und an im Büro treffen, sollten Sie zumindest darauf achten, dass regelmäßige Video-Calls stattfinden, damit die Kollegen den jeweiligen Menschen hinter dem Chat kennenlernen können.

Datenschutz

Da Slack kein europäisches Unternehmen ist, könnte es zu Problemen mit dem Datenschutz kommen. Zwar hält sich das Unternehmen nach eigenen Angaben an die in der Europäischen Union geltenden Datenschutzbestimmungen, es werden jedoch leider nicht 100 Prozent der Daten in der EU gespeichert. Slack hat zwar Rechenzentren in der EU, in denen ein Großteil der Daten gespeichert wird, jedoch nicht vollständig. Slack hostet nach eigenen Angaben mit “Amazon Web Services” (AWS). Der Standard-Standort ist somit AWS in den USA. Daten, wie zum Beispiel Mitgliederprofile oder Informationen zu Mitgliedschaften in Workspaces und Channels, können somit auch in den USA gespeichert werden.
Wie Sie Slack dennoch DSGVO konform in Ihrem Unternehmen nutzen können, lesen Sie HIER.

Häufige Fragen zu Slack (FAQ)

Was ist ein Slack-Huddle?

Ein Slack-Huddle ist ein virtuelles Treffen mehrerer Teilnehmer, bei dem diese sich austauschen können. Im Prinzip ist es ein Video-Call, an dem mehrere Personen teilnehmen können. Für jeden Huddle kann ein Moderator festgelegt werden. Dieser leitet dann die Diskussion und sorgt dafür, dass alle wichtigen Themen besprochen werden.

Was ist Slack-Bot?

Slack-Bot ist ein Chatbot, der auf Basis von künstlicher Intelligenz, unter bestimmten festgelegten Bedingungen, Nachrichten an Channels, Gruppen oder einzelne Personen schicken kann. So kann Slack-Bot Erinnerungen senden, zum Beispiel an Deadlines, Termine und dergleichen. Natürlich kann Slack-Bot auch Fragen beantworten, zum Beispiel durch die Funktion “benutzerdefinierte Antworten”. Diese können Sie für häufig gestellte Fragen einstellen, wie zum Beispiel die Frage nach dem WLAN-Passwort.

Was ist ein Workspace in Slack?

Ein Slack-Workspace besteht aus mehreren Channels, in denen Team-Mitglieder miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. So könnte Ihr Unternehmen zum Beispiel einen Workspace für Ihr HR-Team haben, in dem wiederum mehrere Channels zusammengefasst sind, die sich zum Beispiel mit den Themen “aktuelle Stellenausschreibungen”, “Mitarbeiterveranstaltungen” oder “Einweisung für neue Mitarbeiter” befassen können.

Beispiele für beliebte Slack-Apps

Wie bereits erwähnt, ist die Auswahl an in Slack integrierbaren Apps riesig und somit leider auch etwas unübersichtlich. Deshalb haben wir hier für Sie ein paar der beliebtesten Apps zusammengestellt, die das Slack-Erlebnis Ihrer Mitarbeiter verbessern können.

Polly

Mit Polly ist es möglich, Umfragen in verschiedenen Channels oder Chats zu erstellen. Sie können eine oder mehrere Fragen stellen und dazu mehrere Antwortmöglichkeiten zur Auswahl präsentieren. Es kann, je nach Einstellung, auch für mehrere Antworten gestimmt werden. Neben diversen Voreinstellungen, zum Beispiel für Terminumfragen, können auch ganz eigene Umfragen erstellt werden, mit verschiedenen Fragetypen, wie zum Beispiel Multiple Choice. Zusätzlich kann für jede einzelne Umfrage eingestellt werden, ob Kommentare erlaubt sind und ob von den Teilnehmern auch eigene Auswahlmöglichkeiten hinzugefügt werden können.

BirthdayBot

Der Slack BirthdayBot erinnert Teammitglieder eigenständig an anstehende Geburtstage und Jubiläen. Er kann auch automatisch Glückwünsche versenden, was sehr praktisch ist, wenn Sie sehr viele Mitarbeiter haben und sonst den Überblick über die vielen Geburtstage und dergleichen verlieren.

More Moji

Eine eher spaßige Erweiterung ist More Moji. Die App sorgt für mehr Spaß bei der Arbeit, indem sie die in Slack vorhandenen Optionen für Emojis deutlich erweitert.

Giphy

Giphy dürfte den meisten Nutzern schon aus anderen Anwendungen bekannt sein, wie zum Beispiel Canva. Über die Slack-Integration von Giphy können Ihre Mitarbeiter auf die größte GIF-Sammlung der Welt zugreifen. Das sorgt zum Beispiel dafür, dass u.a. Weihnachtsgrüße etwas fröhlicher gestaltet werden können.

Lucidspark

Mit Lucidspark können Ihre Mitarbeiter gemeinschaftlich Ideen finden und weiterentwickeln, mit Hilfe von Whiteboards. Hierfür können zahlreiche integrierte Vorlagen verwendet oder auch ganz eigene Whiteboards kreiert werden.

Google Drive

Google Drive ist das optimale Tool, um über Slack Dateien auszutauschen. Mit der Integration in Slack können Sie die Dateien direkt in Slack erstellen, bearbeiten und kommentieren.

Trello

Trello ist ein beliebtes Tool zur Planung von Projekten nach der Kanban Methode. Durch die Integration in Slack ist es möglich, direkt aus Slack heraus Trello-Cards zu erstellen oder bestehende Trello-Cards anzuzeigen. Es sind auch eigene Trello-Kanäle möglich.

Asana

Asana ist eines der beliebtesten und bekanntesten Work-Management-Tools. Es sorgt für eine effiziente Gestaltung aller Arbeitsprozesse in Ihren Teams. Durch die Integration in Slack lassen sich Unterhaltungen direkt in Aufgaben und Projekte in Asana umwandeln. Es können auch Benachrichtigungen an die Nutzer verschickt werden, sobald ein neues Asana-Projekt erstellt wurde.

Loom

Video-Calls haben den Nachteil, dass dafür immer ein gemeinsames Zeitfenster gefunden werden muss. Mit Loom können Sie Ihren Kollegen Videobotschaften schicken, ohne dass diese dafür zeitgleich online sein müssen. Auch das Versenden von Bildschirmaufnahmen ist möglich. So können Sie zum Beispiel für neue Kollegen Erklärvideos erstellen, die sich diese immer wieder ansehen können. Über Slack lassen sich die Videos dann direkt per DM versenden und auch darin erstellen.

Slack: Ein effektives Tool das die Zusammenarbeit fördert

Slack ist zweifellos ein leistungsstarkes Collaboration-Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, Teams zu verbinden und die Zusammenarbeit zu fördern. Die Effektivität von Slack hängt stark von der Nutzung und Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ab. Sorgen Sie dafür, dass Ihren Mitarbeitern die für ihre Arbeit wichtigsten Anwendungen zur Verfügung stehen, dass geeignete Workspaces und Channels geschaffen werden und dass jeder sich an die Kommunikationsregeln Ihres Unternehmens hält. Dann kann Slack für Ihre Firma wie ein virtuelles Büro funktionieren. Achten Sie aber unbedingt auch darauf, dass sich Ihre Mitarbeiter auch im echten Büro oder zumindest auf Mitarbeiterveranstaltungen oder in Video-Calls treffen, um die einzelnen Teams zu stärken und die zwischenmenschlichen Beziehungen zwischen einzelnen Kollegen zu fördern.